Ofis 365 Üzerinde PST Dışa Aktarma İşlemi

Merhaba, bu makalemizde artık mail sunucuların neredeyse büyük oranda buluta taşındığı, bulut mail denilince başı çeken ürün olan Ofis 365 üzerinde tutulan maillerin PST olarak dışarı verilmesini ele alıyor olacağız. Söz fazla uzatmadan adımlarımıza geçelim.

Öncelikle ana ekrandan üzerinde Güvenlik ve Uyumluluk başlığı altında İzinler ekranına gelelim. Bu ekranımızda güvenlik grupları yer almaktadır. Mail’i dışarı verecek olan hesabın Compliance Administrator, eDiscovery Manager, Export, Organization Management, Reviewer gruplarına üye olduğuna emin olalım. Benim kullanıcım bu grupların üyesi. Eğer üye olması gereken bir hesabınız var ise bir kez buradan üyelik işlemini tamamlayabilirsiniz. Üye olmayan bir hesap için üyelik yapmanız gerekir ise ilgili grubu çift tıklatıp üyeler kısmına gerekli hesabı ekleyebilirsiniz.

Bu işlemden sonra Arama ve Araştırma ekranımızı açalım. Açılan ekranımızda İçerik Arama kısmına giriş yapalım.

Bu ekranımızda + butonu ile içerik sorgumuzu oluşturalım.  Aşağıdaki numaralara göre işlemlerimizi yapalım.

1-Sorgumuza isim verelim.

2-Arama işleminin yapılacağı seçimi yapalım. Ben bir posta kutusunun tüm maillerini dışarı aktaracağım için bu adımda Aranacak Belirli bir Posta kutusu seçimini yapıyorum.

3-+ butonu ile arama yapılacak olan posta kutusu seçimini yapalım.

4-Bir isim vererek arama yapacağımız posta kutusunun hemen karşımıza gelmesini sağlayalım.

5-Bulunan posta kutumuzu ekle ile seçimimize ekleyelim.

6-Tamam butonu ile arama yapılacak olan posta kutumuzu seçmiş olalım.

Gerekli seçimden sonra İleri Butonuna tıklayarak sonraki adıma geçelim.

Bu ekranımızda belirli süzgeçler ekleyerek belirli kriterlere göre posta kutusu içerisinde mail arama ve bu arama sonuçlarını PST olarak dışarı verme işlemi yapmamız mümkün. Biz kullanıcının tüm maillerini dışarı aktaracağımız için burada işlem yapmadan sayfanın alt kısmında yer alan ARA butonuna tıklayalım.

Arama kriterimiz eklendi sarı alanda görüldüğü üzere arama işlemi başlatılmış durumda. Posta Kutusu boyutuna göre buradaki işlem kısa veya biraz uzun zaman alacaktır.

Arama işlemimiz bitti. Ben içerisinde az posta olan bir posta kutusu seçtim. Arama sonucunu dışarı aktarmak için Dışarı aktarmayı başlat linkine tıklayalım.

Dışarı aktarmayı başlat butonumuza tıklayalım.

İndirme öncesi bir özet ekranı bizi karşılamakta. Sonucu dışarı aktarmak için bize bir güvenlik anahtarı tahsis ediliyor. Panoya Kopyala linkine tıklayarak anahtarı kopyalayalım. Sonrasında ise Sonuçları İndir Linkine tıklayalım.

Sonuçları indirebilmek için mini bir uygulama yüklememiz gerekmekte. Yükle butonuna tıklayalım.

Yükleme işlemi sonrasında açılan ekranımıza kopyaladığımız anahtarı yapıştıralım ve PST dosyasının kayıt edilebilmesi için bir yol seçelim ve sonra olan Start butonuna tıklayalım.

Evet son aşamaya geldik. Aranılan posta kutusundaki maillerimiz pst olarak dışarıya aktarılıyor.

Umarım yararlı olur. Bir başka makalede görüşmek dileğiyle.

OFİS 365 Log Yönetimi

Son yıllarda sistem yöneticileri artık kabuklarını kırarak güvenlik tarafında mecburen donanmak ve bilgi sahibi olmak zorunda kaldılar. Bunları tetikleyen nedenler arasında siber saldırılar ve standartlara uyum sebebi gelmektedir. Bu nedenle artık bir çok sistem üzerindeki hareketlerin kayıt altına alınması ve buna göre izleme ve aksiyon alınması gereksinimi doğmuştur. Bu makalemizde ofis üzerinde admin ve kullanıcı tarafında oluşan log aksiyonlarını ele alıyor olacağız.

Ofis 365 üzerinde audit yapabilmek için defaultta kapalı olan ayarları aktif etmemiz gerekmektedir. Ayarları aktif ettikten sonra log izlemesi yapabiliriz. Şimdi adımlarımıza gelelim. Öncelikle yönetici panelimizi açalım. Açılan ekranımızda Compliance menüsüne girelim.

1

Bu ekranımızda güvenlikle ilgili bir çok işlemler yapabilmekte rapor alabilmekte MDM yönetimi gibi komplex işlemler yapabilmekteyiz. Burada Arama ve araştırma menüsüne girelim.

2 Okumaya devam et

Ofis365 Exchange Online Üzerinde Dinamik Mail Grupları Oluşturmak

Bu makalemizde Ofis 365 Exchange Online üzerinde dinamik grup oluşturma özelliklerini ele alıyor olacağız. Exchange online her geçen gün yenilenen yapısı ile bizlere güncel ve localdeki Exchange ile birebir kullanım imkanını sağlamakta. Yapıya son zamanlarda eklenen özellikler ile dinamik mail grupları da tanımlanabilmekte.

Statik gruplarda bir grup oluşturup içerisine dahil olan mailboxları seçip işlemimizi tamamlıyorduk. Bu işlemi her seferinde manuel olarak tekrarlamak durumunda kalıyorduk. Dinamik mail gruplarında ise mailbox üzerindeki bir özelliğe göre otomatik olarak gruba dahil olma işlemini sağlıyoruz. Örnek olarak departmanı bilgiişlem olan mailboxları otomatik olarak dinamik gruplara otomatik olarak ekleme işlemi sağlamış oluyoruz.

Sözü fazla uzatmadan işlemlere başlayalım. Öncelikle yönetim panelimizi açalım. Görüldüğü gibi bir adet mailbox bulunmakta.

1

Dinamik grup tanımlamak için Alıcılar sekmesine oradan gruplar bölmesine ve gelelim. Dinamik grup eklemek için + butonuna tıklayarak açılan menüden Dinamik Dağıtım Grubunu seçelim.

2 Okumaya devam et

Ofis 365 Cogmotive ile Bulut Ortamlı Raporlama

Bundan yaklaşık olarak 3.5 yıl önce hayatımıza Ofis 365 girdi ve tam anlamıyla mail ortamında hayatımızı değiştirdi. Exchange en gelişmiş mail sunucusu olmasına rağmen yönetimi ve desteği bir hayli gayret gerektiriyordu. Taam anlamıyla Microsoft ürünleri arasında en komplex ürünlerden biri denilebilir. Microsoft bu hizmeti bulu üzerinde vermeye başladı ve günümüzde milyonlara varan kullanıcı sayısına hizmet vermeye başladı.

Ürün üzerinde bir çok raporlama yapılabiliyor. Powershell ile çok farklı raporlar çekilebiliyor. http://www.cozumpark.com/blogs/cloud_computing/archive/2014/05/04/ofis-365-uzerinde-gelismis-raporlama.aspx daha önce bu makalemde yer alan tool ile çok farklı ve gelişmiş raporları alabiliyorduk. Bu makalemizde ise Cogmotive firmasının bulut ürünün ele alıyor olacağız. Öncelikle ürün nasıl yapılandırılır ve sonrasında ise ne gibi raporlar sunar inceleyelim.

https://www.cogmotive.com/ sayfasına girdikten sonra Products linki altında yer alan Office 365 Reports Linkine tıklayalım. Sayfa üzerinde dikkat ederseniz ürün ile ilgili olarak bilgi ve video yer almaktadır.

Bizi karşılayan kayıt ekranında gerekli bilgileri girerek cogmotive sistemine üyeliğimizi gerçekleştirelim. Bilgilerimizi girdikten sonra Create Account butonuna tıklayalım.

1 Okumaya devam et

Ofis 365 SMTP Relay

Bu makalemizde Ofis 365 yapısının, Windows Smtp Server üzerinden Relay özelliğini ele alıyor olacağız. Günümüzde Enterprise yapılandan, küçük ölçekli yapılara kadar eskiden bünyemizde barındırmış olduğumuz Exchange Serverin, Bulutta bulunan yapısı olan Ofis 365’i kullanmaya başladı. Bununla birlikte mail serverimizin tüm alt yapısı ve sistemin işletilmesi Microsoft’a bırakılmış oldu. Bu şekilde yatırım maliyetlerinden kurtulmuş ve Exchange Server gibi zor olan bir ürünün yönetim ve sürekliliğinin sağlanmasını yine Microsoft’a devretmiş olduk.
Bununla birlikte şirketimizde bulunan Printer, Fax gibi yapılarda mail sistemini kullanmak bu cihazlara mail attırmak için Relay izni vermemiz gerekiyordu. Bu cihazların ip adreslerini lokaldeki Exchange üzerindeki Send Connector üzerinden yapılandırarak işlevlerini yerine getirmesini sağlıyorduk. Bu özelliği bulutta devreye almamızda mümkün ancak lokalimizdeki birçok cihazı tek merkezden mail atmaya yönlendirmek gibi bir gereksinimimiz oluyor. Bu nedenle localde bir SMTP server kurulumu yapmamız gerekiyor. Bu durumda yine Microsoft Windows Server mimarisi üzerinde bulunan SMTP server yardımımıza yetişiyor. Sözü fazla uzatmadan mimariye göz atalım ve işlemlerimize başlayalım.
Ofis 365 üzerinde Relay adımları aşağıdaki gibi gerçekleşmektedir. Lokaldeki printer ve farklı amaçlarla kullanılan ürünler internet üzerinden smtp.office365.com adresini 587 portunu kullanarak ve gerekli hesap bilgilerini kullanarak, kimlik doğrulmasını sağladıktan sonra mail atma işlemini yapıyor.

1

Relay işlemlerine öncelikle Ofis 365 Yönetim konsolundan izin vermemiz gerekiyor. Bu işlemleri için sırası ile Exchange Yönetim Merkezi à Posta Akışı à Bağlayıcılar ekranına girelim. Burada + butonuna tıklayalım.

2 Okumaya devam et

Ofis 365 Mobil Mobil Cihaz Yönetimi Bölüm 2

İlk makalemizde mobil cihazların şirket mail sistemine dahil olmadan önce karantinaya alınmasını incelemiştik. Bu sayede sistem yöneticisi mail sistemine dahil olan kullanıcıların mail alıp vermesi için izin mekanizmasını düzenliyor, karantinaya gelen cihazları envanter üzerinden kontrol ederek onay veya red işlemi yapıyordu.

Bu makalemizde ise mobil cihazlar üzerinde güvenlik kuralları uygulama işlemlerini ele alıyor olacağız. Bu işlem öncesinde Ofis 365 üzerinde hangi cihazlar destekleniyor, hangi cihazlara hangi kurallar uygulanabiliyor gibi bilgileri inceleyelim. Bu bilgilere geniş kapsamlı olarak https://technet.microsoft.com/en-us/library/ms.o365.cc.devicepolicysupporteddevice.aspx bu adresten ulaşabilirsiniz. Sistemin desteklediği platformlara bakacak olursak durum aşağıdaki gibidir.

·         Windows Phone 8.1
·         iOS 7.1 or later versions
·         Android 4 or later versions
·         Windows 8.1*
·         Windows 8.1 RT*

 

Sistem aşağıdaki platformlarda, yine aşağıda gözüken mail sistemlerine tam destek vermektedir.

1

Sistemin çalışma mantığı yine aşağıda görünmektedir.

2 Okumaya devam et

Ofis 365 Mobil Mobil Cihaz Yönetimi Bölüm 1

Ulaştığımız teknoloji itibariyle artık neredeyse bilgisayar kullanımına harcanan zaman kadar, mobil cihaz kullanımına ayrılan zamanlarda artmış durumda. Sabah erkenden kalkınca veya akşamın bir saatinde gelen bir maile bakmak yanıt vermek, sistemlerden otomatik olarak gelen maillere aksiyon almak için ister istemez tepkiler verebiliyoruz. Bu büyük organizasyonlarda büyük karlılıklar sağlamaktadır. Aksi durumda büyük organizasyonlar çalışanlarına bu kadar mobil cihaz tahsis ediyor olmazdı. J

Günümüzde işletmeler devlet ve özel sektörden iş alabilmek veya devlet tarafındaki bazı gereklilikleri yerine getirebilmek için denetimlere tabi tutulmaktadır. Ayrıca 27001 gibi bazı güvenlik sertifikalarına sahip olmayı zorunlu kılabilmektedir. Kullandığımız cihazlara (Laptop, Bilgisayar, V.B. Donanımlar ve yazılımlar) ek olarak artık mobil cihazların güvenliğinin sağlanması, uzaktan yönetilebilmesi önem arz etmektedir.

Şirket çalışanları bilerek veya bilmeyerek mobil cihazından bir güvenlik tehdidi alarak, mobil cihazına zarar verebilir,  şirket verilerine istemeden de olsa üçüncü şahısların erişmesine imkan sağlayabilirler.

Şirket çalışanları şahsi cihazlarının güvenliğini sağlamadan, sahip olduğu mail adresi ve parolası ile cihazına mail adresinin tanımlamasını yapıp mail alış verişi yapmak isteyebilir.  Son kullanıcı olayın pek bilincinden olmadığı için şirket içerisindeki Bilgi Güvenliğini sağlamakla zorunlu olan birimlerin bu durumlara karşı önlemler alması gerekmektedir.

Bu nedenle makalemizde Ofis 365 sisteminde mobil cihazların yönetilmesini ele alacağız. Bu makalemiz sadece karantina özelliğini ele alırken, bir sonraki makalemizde mobil cihazların yönetilmesini detaylı olarak inceleyeceğiz.

Makale senaryosu olarak sistemimizde yer alan mail adresini, mobil cihazını kurmak isteyen kullanıcıya karşı uygulanacak olan aksiyonu işliyor olacağız. Biz politikamızda öncelikle mail adresini mobil cihazına kuran personelin, mobil cihazını karantinaya alacağız. Sonraki aşamada ise firma envanterinde olan bir cihaz ise, bu cihazın mail alıp vermesi için gerekli izni vereceğiz.

Bu özellik Ofis 365 ürününde şirket paketlerine sahip olan, tüm kullanıcılar tarafından bir ücret ödemesi olmaksızın kullanılabilmektedir.

1 Okumaya devam et